Datenschutzhinweise für die Beratung
Diese Hinweise erläutern, wie ich deine personenbezogenen Daten im Rahmen unserer Zusammenarbeit – Trauerbegleitung, systemisches Coaching, Einzelsitzungen – verarbeite. Sie ergänzen die allgemeinen Datenschutzhinweise, die alles Weitere rund um die Website und die organisatorische Tätigkeit abdecken.
seinwärts – Patrizia Lehmann Stand: Mai 2026
Inhaltsverzeichnis
Verantwortliche Person
Worum es hier geht
Welche Daten ich verarbeite
Wofür ich deine Daten nutze
Rechtsgrundlagen
Tools und Speicherorte
Datenerfassung zwischen Erstkontakt und einer Zusammenarbeit
Empfänger und Weitergabe
Aufbewahrungs- und Löschfristen
Datensicherheit (technische und organisatorische Maßnahmen)
Umgang mit Papierunterlagen
Deine Rechte
Beschwerderecht
1. Verantwortliche Person
Patrizia Lehmann seinwärts
Beethovenstraße 5
76461 Muggensturm Deutschland
E-Mail: hallo@seinwaerts.info Website: https://seinwaerts.info
2. Worum es hier geht
Im Rahmen der Beratung verarbeite ich personenbezogene Daten, die teilweise besonders sensibel sind: Inhalte aus deiner persönlichen Lebenssituation, deiner Trauer und deinen inneren Prozessen können Rückschlüsse auf deine Gesundheit, deine Lebensumstände oder andere geschützte Bereiche zulassen.
Solche Daten fallen unter den besonderen Schutz nach Art. 9 DSGVO (besondere Kategorien personenbezogener Daten). Ihre Verarbeitung setzt deine ausdrückliche Einwilligung voraus, die du zu Beginn unserer Zusammenarbeit schriftlich erteilst.
3. Welche Daten ich verarbeite
3.1 Im Erstkontakt
Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
Anliegen, soweit du es mir mitteilst
Notizen aus einer ggf. telefonischen Kontaktaufnahme
3.2 Im Kennenlerngespräch
Inhaltliche Notizen zu deiner Situation und deinem Anliegen, soweit du sie teilst
Hinweise auf Themen, die in einer möglichen Begleitung bearbeitet werden könnten
3.3 In der laufenden Begleitung
Sitzungsnotizen (handschriftlich oder digital)
Schriftliche Kommunikation zwischen den Sitzungen (E-Mail, ggf. WhatsApp – siehe Abschnitt 6)
Termindaten
Rechnungsrelevante Daten (Name, Anschrift)
4. Wofür ich deine Daten nutze
Durchführung der Trauerbegleitung und des systemischen Coachings
Terminorganisation und Kommunikation zwischen den Sitzungen
Vorbereitung und Reflexion einzelner Sitzungen
Rechnungsstellung und Erfüllung gesetzlicher steuerlicher Pflichten
5. Rechtsgrundlagen
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung und vorvertragliche Maßnahmen (Kennenlerngespräch, laufende Begleitung)
Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO – deine ausdrückliche Einwilligung für die Verarbeitung sensibler inhaltlicher Daten (Trauer, persönliche Themen)
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse, z. B. an der organisatorischen Kommunikation außerhalb von Sitzungen
6. Tools und Speicherorte
Für allgemeine Tools, die auch im Website-Kontext eingesetzt werden (Nextcloud-Terminbuchung, Zoom, WhatsApp Business, Lexware Office, Hetzner-Hosting), verweise ich auf die ausführliche Beschreibung in den allgemeinen Datenschutzhinweisen. Im Folgenden beschreibe ich nur die Besonderheiten und ergänzenden Punkte, die speziell den Beratungskontext betreffen.
6.1 Nextcloud (eigener Server bei Hetzner)
In der Nextcloud werden gespeichert:
eingegangene E-Mails (über das Postfach bei Hetzner)
gescannte und unterschriebene Dokumente (Einwilligungen, Begleitungsverträge)
digital übertragene Sitzungsnotizen vom reMarkable
Die Daten werden in einem persönlichen Ordner abgelegt, auf den ausschließlich ich Zugriff habe.
6.2 reMarkable
Für handschriftliche Sitzungsnotizen nutze ich ein reMarkable-Tablet. Dabei gilt:
Es ist kein reMarkable-Konto eingerichtet; die Cloud-Synchronisation ist vollständig deaktiviert
Notizen verbleiben zunächst ausschließlich lokal auf dem Gerät
Eine Übertragung erfolgt ausschließlich manuell per USB über das lokale Webinterface des Geräts in die Nextcloud zum Zwecke eines Backups
Das Gerät ist mit einer PIN-Sperre geschützt
6.3 Lexware Office (Buchhaltung)
Für die Rechnungsstellung wird Lexware Office eingesetzt. Im Rahmen der Beratung werden dort gespeichert: Name, Anschrift und die Bezeichnung der erbrachten Leistung (z. B. „Trauerbegleitung", „Beratungsleistung", „Systemisches Coaching"). Auf deinen Wunsch kann die Leistungsbezeichnung weiter abstrahiert werden (z. B. „Beratungsleistung"). Detaillierte Inhalte oder Sitzungsnummern werden nicht erfasst.
Weitere Informationen zu Lexware Office findest du in den allgemeinen Datenschutzhinweisen.
6.4 Zoom (Online-Sitzungen)
Sitzungen können auf deinen Wunsch per Zoom stattfinden. Inhalte der Sitzung werden nicht aufgezeichnet, es sei denn, wir vereinbaren dies ausdrücklich vorab. Weitere Informationen zu Zoom in den allgemeinen Datenschutzhinweisen.
6.5 WhatsApp Business
WhatsApp Business nutze ich ausschließlich zur organisatorischen Kommunikation (z. B. Terminbestätigungen, kurzfristige Absprachen). Inhaltliche Themen werden nicht über WhatsApp besprochen. Falls du sensible Inhalte per WhatsApp mitteilst, werde ich dich bitten, das Thema in einer Sitzung, per Telefon oder per E-Mail weiter zu besprechen.
6.6 Telefon
Eingehende Anrufe werden lokal auf meinem Smartphone gespeichert. Falls im Telefonat inhaltliche Informationen ausgetauscht werden, notiere ich diese auf dem reMarkable. Die Telefonnummer wird in den Gesprächsnotizen festgehalten und mit den übrigen Notizen behandelt.
6.7 E-Mail (Hetzner)
Mein E-Mail-Postfach (hallo@seinwaerts.info) wird bei Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. E-Mails mit inhaltlichem Bezug zur Begleitung werden so bald wie möglich aus dem Postfach in den geschützten Nextcloud-Ordner verschoben.
7. Datenerfassung zwischen Erstkontakt und einer Zusammenarbeit
Zwischen Erstkontakt und Beginn einer förmlichen Zusammenarbeit liegt häufig eine Phase, in der bereits Daten ausgetauscht werden – beispielsweise im Kennenlerngespräch oder bei telefonischer Kontaktaufnahme – ohne dass bereits eine schriftliche Einwilligung vorliegt.
Rechtsgrundlage in dieser Phase ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).
Kommt es zu keiner Zusammenarbeit, werden die in dieser Phase entstandenen Daten und Notizen spätestens nach 6 Monaten gelöscht. Kommt eine Zusammenarbeit zustande, gilt für die weiteren Daten die in Abschnitt 9 beschriebene Speicherdauer.
8. Empfänger und Weitergabe
Deine Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen:
Steuerberater: Im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Steuerprüfung erhält mein Steuerberater Einsicht in Rechnungsunterlagen (mit Name, Anschrift und Leistungsbezeichnung). Er unterliegt der gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht nach § 203 StGB.
Auftragsverarbeiter: Mit Hetzner (Hosting), Lexware Office (Buchhaltung) und Zoom (Videokonferenz) bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Diese Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich nach meinen Weisungen.
Gesetzliche Verpflichtungen: Im Falle gesetzlicher Auskunftspflichten (z. B. gegenüber Behörden) kann eine Weitergabe erforderlich sein.
9. Aufbewahrungs- und Löschfristen
Sitzungsnotizen und inhaltliche Aufzeichnungen: 1 Jahr nach Ende der Zusammenarbeit
Daten aus Erstkontakt und Kennenlerngespräch ohne Folge: spätestens 6 Monate
Schriftliche Kommunikation (E-Mail, WhatsApp): 1 Jahr nach Ende der Zusammenarbeit
Unterschriebene Einwilligungen und Verträge: 3 Jahre nach Ende der Zusammenarbeit (Nachweisfunktion)
Rechnungsunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB)
Hinweis: Hetzner erstellt automatisch tägliche Backups, die 14 Tage in einem separaten Rechenzentrum aufbewahrt werden. Wenn du die Löschung deiner Daten verlangst, wird die Löschung in der Nextcloud unmittelbar wirksam; in den Backups verbleiben die Daten noch bis zu 14 Tage, bevor sie vollständig entfernt sind.
10. Datensicherheit (technische und organisatorische Maßnahmen)
Zum Schutz deiner Daten setze ich folgende Maßnahmen um:
Verschlüsselte Übertragung aller Daten über das Internet (TLS/HTTPS)
Festplattenverschlüsselung auf dem für die Beratung genutzten Laptop
Zwei-Faktor-Authentifizierung für Nextcloud und das E-Mail-Postfach
Starke, individuelle Passwörter für alle dienstlichen Konten
Bildschirm- bzw. Gerätesperre bei Abwesenheit (alle für die Beratung genutzten Geräte – Laptop, Smartphone, reMarkable)
Sitzungsnotizen auf einem Gerät ohne Cloud-Anbindung (reMarkable ohne Konto)
Regelmäßige Sicherheitsupdates der eingesetzten Software
Strikte Trennung dienstlicher und privater Nutzerkonten auf gemeinsam genutzten Geräten
Persönliche Verschwiegenheit gegenüber Dritten
Verschlüsselter Zugriff auf das E-Mail-Postfach über einen E-Mail-Client
11. Umgang mit Papierunterlagen
Wenn ein Formular oder ein Vertrag physisch unterschrieben wird, gilt folgender Ablauf:
Das Originaldokument wird zeitnah eingescannt und im geschützten Nextcloud-Ordner abgelegt
Das Papier-Original wird anschließend vernichtet
Bei Online-Beratungen mit per E-Mail eingegangenen Formularen wird die zugehörige E-Mail nach Ablage in der Nextcloud aus dem Postfach gelöscht
12. Deine Rechte
Du hast jederzeit das Recht auf:
Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
Widerruf deiner Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an: hallo@seinwaerts.info
13. Beschwerderecht
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32
70025 Stuttgart
baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Stand: Mai 2026. Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu den allgemeinen Datenschutzhinweisen. Bei Fragen erreichst du mich jederzeit unter hallo@seinwaerts.info.